Beispielbrief. Namen, Beträge und Fristen sind erfunden.
KI-Büro für Handwerk und Gastronomie
Weniger Papierkram. Mehr Zeit für euren Betrieb.
Bei hand-kraft und im Landgasthof Zum Schwan unserer Familie sortiert eine KI Post, Belege, Mails und Fristen vor. Was rausgeht, geben wir frei. Dieses Büro richten wir auch bei euch ein: auf eurem eigenen Gerät oder in eurem Microsoft 365, mit eurem Steuerberater, die Einrichtung zum Festpreis.
Kennt ihr das?
Tagsüber auf der Baustelle oder in der Küche, abends im Büro. Das kostet jede Woche Stunden.
Der Brief vom Amt
Er liegt drei Wochen im Stapel. Die Frist merkt man erst, wenn die Mahnung kommt.
Die Rechnung ohne Baustelle
Der Großhandel schreibt das Material drauf, aber keinen Kunden. Wohin gehört das?
Der Karton für die Kanzlei
Jeden Monat Belege sortieren, kopieren und zum Steuerberater bringen.
Das Angebot von 2023
Gleicher Kunde, gleiches Dach. Aber wo liegt das alte Angebot?
Das volle Postfach
Kunden, Lieferanten, Ämter und Werbung in einem Stapel. Wichtiges geht unter.
Wissen im Kopf
Preise, Lieferanten und Eigenheiten der Kunden kennt nur der Chef. Fällt er aus, steht das Büro.
Simulator
Spielt euren Bürotag durch, mit und ohne KI
Stellt ein, was bei euch reinkommt. Die Szene zeigt, wohin Briefe, Rechnungen und Mails wandern und wann ihr Feierabend habt. Alle Zeiten sind Richtwerte; in der Profi-Ansicht könnt ihr sie ändern.
Live-Simulation
10:40 Uhr
Dienstag · mit KI
- Briefpost
- 0
- E-Mails
- 0
- Rechnungen
- 0
- Post vom Amt
- 0
- Auf dem Tisch
- 0
- Zur Freigabe
- 0
- An die Kanzlei
- 0
- Fristen im Kalender
- 0
- Antworten raus
- 0
- Abgelegt
- 0
Bürozeit heute–
Feierabend im Büro–
Offen0
Frist im Blick–
Eure Woche
Büro pro Woche ohne KI–
mit KI–
gespart pro Woche–
gespart pro Arbeitstag–
aufs Jahr (46 Wochen)–
Wert dieser Zeit–
Wo die Zeit hingeht
ohne KImit KI Minuten pro Woche
Richtwerte aus Annahmen, keine Zusage. Beim Büro-Check messen wir eure echten Zeiten. Der Simulator läuft nur in eurem Browser; es werden keine Eingaben gespeichert oder verschickt.
Aus unserem Alltag
So läuft unser Büro heute
Das ist kein Prospekt. Das meiste davon läuft bei uns jeden Tag, das Älteste seit März 2026.
hand-kraft GmbH · Handwerk
POST & ARCHIV
Jeder Brief im Archiv
Briefe und Rechnungen werden gescannt, die Texterkennung liest mit, die KI vergibt Schlagworte. Gesucht wird wie im Internet, auch vom Handy aus.
POST VOM AMT
Ampel für jedes Schreiben
Die KI liest jeden Brief vom Amt, bewertet ihn mit Rot, Gelb oder Grün und schlägt zwei bis drei nächste Schritte vor. Wir tippen nur noch auf Freigeben.
seit März 2026
FRISTEN
Fristen jeden Morgen um 7 Uhr
Die Liste der offenen Fristen kommt aufs Handy. Erledigtes wird direkt dort abgehakt.
STEUERKANZLEI
Rechnungen gehen von allein
Unsere Ausgangsrechnungen gehen einmal im Monat als E-Rechnung (ZUGFeRD) automatisch an die Kanzlei. Eingangsbelege schicken wir per Knopfdruck aus dem Archiv.
seit September 2026
LOHN
Lohn per QR-Code
Aus der Lohnabrechnung der Kanzlei entstehen fertige Überweisungen als QR-Code. Wir prüfen, scannen und geben frei.
seit August 2026
TEAM
Urlaub, Überstunden, Bautagebuch
Alles in einer App fürs Team. Am 20. jedes Monats geht die Übersicht der Abwesenheiten automatisch an die Kanzlei.
seit Juli 2026Landgasthof Zum Schwan · Gastronomie
SCANNER
Vom Scanner direkt ins Archiv
Ohne PC: Der Scanner legt jede Rechnung auf das Gerät im Haus. Wenige Minuten später ist sie durchsuchbar.
seit August 2026
ORDNUNG
Schlagworte von allein
18 Kategorien von Kasse bis Getränke. Im Test mit 584 Belegen waren 96 % der vergebenen Schlagworte richtig, 90 % der nötigen wurden gefunden.
seit September 2026
ASSISTENT
KI-Assistent für die Geschäftsführung
Findet Unterlagen, formuliert Antworten, versteht Sprachnachrichten und kennt Dienstplan und Aufgaben.
seit August 2026
TEAM-APP
Eine App fürs ganze Haus
Dienstplan, Veranstaltungen, Einkauf, Aufgaben und Übergabe an einer Stelle.
im Test seit September 2026Einige dieser Programme haben wir für uns selbst gebaut. Was davon bei euch sinnvoll ist, klären wir im Büro-Check.
Ausprobieren
Probiert die Ampel aus
Wählt einen Beispielbrief und lasst die KI lesen. So ähnlich sieht es bei uns auf dem Handy aus, nur mit erfundenen Namen und Beträgen.
- Worum es geht
- Frist
- Betrag
Vorschläge zur Freigabe
Antwort-Entwurf ansehen
Die KI schlägt vor, ihr entscheidet. Nichts geht ohne eure Freigabe an Kunden oder Ämter raus.
Was ihr davon habt
Weniger Abende im Büro
Die KI sortiert vor, ihr entscheidet. Vieles, was früher den Abend gekostet hat, erledigt ihr in der Mittagspause am Handy.
Fristen im Blick
Ein Schreiben mit Frist landet im Kalender, sobald es da ist, und nicht erst, wenn ihr den Stapel abarbeitet.
Alles wiederfinden
Angebote, Rechnungen, Verträge: in Sekunden gefunden, auch unterwegs auf der Baustelle.
Belege ohne Karton
Belege gehen digital an die Steuerkanzlei, bei DATEV-Kanzleien zum Beispiel per Upload in DATEV Unternehmen online. Den Weg stimmen wir mit eurer Kanzlei ab.
Euer Archiv bleibt bei euch
Archiv und Mails liegen auf eurem Gerät im Betrieb oder in eurem Microsoft 365. Zur KI geht nur der Text, den sie gerade bearbeitet.
Ein Team, das KI kann
Wir schulen euer Team im Betrieb. Das ist zugleich eine Maßnahme für die Pflicht, die KI-Kompetenz eurer Leute zu fördern (EU-KI-Verordnung, Art. 4).
Maßarbeit mit KI
Was sonst noch geht
Für einen Partnerbetrieb aus der Solarbranche haben wir mit KI-Unterstützung einen Simulator gebaut: Photovoltaik, Speicher, Wärmepumpe und E-Auto, Viertelstunde für Viertelstunde über ein ganzes Jahr gerechnet, mit animierter Szene und Wirtschaftlichkeit.
Mit KI entstehen solche Werkzeuge heute in Tagen. Der Bürotag-Simulator oben auf dieser Seite ist genauso entstanden.
So kommt das zu euch
Drei Schritte. Ihr könnt nach jedem aufhören und habt trotzdem etwas Fertiges.
01 — BÜRO-CHECK
Wir schauen uns euer Büro an
Einen halben Tag im Betrieb: Wir gehen mit euch den Weg von Post, Rechnungen und Mails durch und zeigen eurem Team in einer kurzen KI-Schulung, was KI kann und was nicht. Danach bekommt ihr einen schriftlichen Fahrplan mit Festpreis.
02 — EINRICHTUNG
Wir richten es ein
Archiv, Scanner, Belegweg zur Steuerkanzlei, Datensicherung und KI, auf eurem Gerät oder in eurem Microsoft 365. Mit Einweisung, Betriebshandbuch und einer vorgeführten Wiederherstellung aus der Sicherung.
03 — BETREUUNG
Wir bleiben dran
Wir überwachen, spielen Updates ein und passen an, wenn sich die KI ändert. Auf Wunsch mit eigenem KI-Assistenten für Post, Mails und Fristen.
Der Büro-Check kostet einen festen Betrag, den wir euch vorher nennen. Lasst ihr danach einrichten, wird er angerechnet. Die Einrichtung bekommt ihr als Festpreis.
Datenschutz und Sicherheit
Für 96 % der Handwerksbetriebe ist Datenschutz eine Hürde bei der Digitalisierung (Bitkom/ZDH, 2025). So halten wir es.
Archiv im eigenen Haus
Euer Archiv liegt auf eurem Gerät im Betrieb oder in eurem Microsoft 365, nicht bei uns. Zur KI geht nur der Text, den sie gerade bearbeitet.
KI mit Vertrag
Die KI (Claude von Anthropic) läuft über euren eigenen Geschäftsvertrag. Dazu gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nach den Geschäftsbedingungen von Anthropic werden eure Inhalte nicht zum Training verwendet.
Kleinste Rechte
Die KI hat eigene Zugänge und darf nirgends löschen. Mails bleiben Entwürfe, Zahlungen löst ihr selbst aus.
Geprüfte Sicherung
Jede Nacht eine Sicherung an einen zweiten Ort. Die Wiederherstellung führen wir bei der Übergabe vor.
Ansprechpartner
Lukas Schmitt
Diplom-Ingenieur Maschinenbau und Mitgründer von hand-kraft. Er hat das digitale Büro bei hand-kraft und im Schwan aufgebaut und betreut es jeden Tag. Er richtet es auch bei euch ein.
Wir sind selbst Handwerker und Gastgeber. Deshalb bauen wir nichts, was im Betrieb nicht funktioniert.
Häufige Fragen
Brauchen wir neue Technik?
Meist braucht ihr ein kleines Gerät im Büro (ein NAS oder einen Mini-PC) und einen Scanner, zusammen etwa 1.000 bis 1.500 Euro. Wer schon mit Microsoft 365 arbeitet, braucht oft gar nichts Neues.
Was kostet das?
Der Büro-Check kostet einen festen Betrag, den wir vorher nennen. Die Einrichtung bekommt ihr danach als Festpreis. Dazu kommen laufende Kosten für die KI und, wenn ihr wollt, unsere Betreuung. Alles steht vorher schriftlich im Angebot.
Wo liegen unsere Daten?
Euer Archiv liegt auf eurem Gerät im Betrieb oder in eurem Microsoft 365. Zur KI geht über euren eigenen Vertrag mit Anthropic nur der Text, den sie gerade bearbeitet. Nach den Geschäftsbedingungen von Anthropic wird er nicht zum Training verwendet.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Die KI macht Vorschläge, ihr entscheidet. Nichts geht ohne eure Freigabe an Kunden oder Ämter raus. Feste Abläufe wie den monatlichen Belegversand an die Kanzlei legt ihr einmal fest, danach laufen sie von allein.
Müssen unsere Leute das lernen?
Ein bisschen. In einer kurzen KI-Schulung zeigen wir eurem Team, wie man mit KI arbeitet und was nie hineingehört. Die Teilnahme dokumentieren wir.
Funktioniert das mit unserem Steuerberater?
In aller Regel ja. Belege gehen digital an die Kanzlei, bei DATEV-Kanzleien zum Beispiel per Upload in DATEV Unternehmen online. Den Weg stimmen wir mit eurer Kanzlei ab.
Und die E-Rechnung?
Seit dem 1.1.2025 müsst ihr E-Rechnungen von anderen Unternehmen im Inland empfangen können. Selbst ausstellen müsst ihr sie für Rechnungen an Unternehmen im Inland ab dem 1.1.2027, wenn euer Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, ab dem 1.1.2028 alle. Rechnungen an Privatkunden und Gäste sind nicht betroffen. Wir sorgen dafür, dass eingehende E-Rechnungen sauber im Archiv und bei der Kanzlei landen, und prüfen, ob eure Rechnungssoftware fürs Ausstellen bereit ist. Den Einzelfall klärt eure Steuerkanzlei.
Für wen macht ihr das?
Für Handwerksbetriebe, Gastronomie und kleine Unternehmen im Raum Kaiserslautern und in der Westpfalz. Wir kommen selbst aus dem Handwerk und aus der Gastronomie.
Lasst uns euer Büro anschauen
Schreibt uns kurz, wie viele Leute ihr seid und was euch im Büro am meisten Zeit kostet. Wir melden uns und vereinbaren einen Termin für den Büro-Check.
Ansprechpartner: Lukas Schmitt, Telefon 0176 10073327