Die KI liest mit. Wir entscheiden.

Der Brief vom Amt

Er liegt drei Wochen im Stapel. Die Frist merkt man erst, wenn die Mahnung kommt.

Das verpasste Skonto

Drei Prozent bei Zahlung bis Freitag. Aber die Rechnung liegt noch ungeöffnet auf dem Tisch.

Die Liste von der Kanzlei

Jeden Monat kommt eine Liste mit Buchungen, zu denen der Beleg fehlt. Dann geht das Suchen los.

Die Platte vom letzten Mal

Was hat die Multiplexplatte zuletzt gekostet? Auf der Rechnung heißt sie Birkensperrholz, und die Suche findet nichts.

Das volle Postfach

Kunden, Lieferanten, Ämter und Werbung in einem Stapel. Wichtiges geht unter.

Wissen im Kopf

Preise, Lieferanten und Eigenheiten der Kunden kennt nur der Chef. Fällt er aus, steht das Büro.

Alles an einem Ort

Briefe scannen wir ein, Rechnungen aus Mails holt das Archiv von selbst. Die Texterkennung läuft auf unserem Gerät im Büro. Über 10.000 Dokumente liegen dort, durchsuchbar auch vom Handy aus.

Jedes Dokument gelesen

Die KI liest jedes neue Dokument, gibt ihm einen Titel und notiert Absender, Betrag, Fälligkeit und Skonto. Eine Baustoff-Rechnung, die abends per Mail kam, lag keine Minute später so im Archiv, und die Meldung war auf dem Handy.

Ampel für jedes Schreiben

Die KI gibt jedem Brief vom Amt eine Ampel und schlägt zwei bis drei nächste Schritte vor, auf Wunsch mit fertigem Antworttext. Meist haken wir ihn danach ab oder schicken ihn an die Kanzlei. Eine Antwort ans Amt geht erst raus, wenn wir auf „Bestätigen“ tippen.

Fristen kommen aufs Handy

Jede Frist aus der Post vom Amt merkt sich die KI. In der Woche davor kommt jeden Morgen um 7 Uhr eine Erinnerung aufs Handy, auch wenn eine Frist schon überschritten ist. Erledigtes haken wir direkt dort ab.

Postfach vorsortiert

Alle 30 Minuten liest die KI die neuen Mails und sortiert sie: dringend, zu erledigen oder nur zur Info. Aufs Handy kommt nur, was etwas von uns will. Werbung bleibt still, und montags fragt sie, welche Newsletter wir abbestellen. Antworten schreiben wir selbst.

Belege ohne Karton

Eingangsrechnungen schicken wir mit einem Tipp auf dem Handy an DATEV Unternehmen online. Die Kanzlei bucht direkt vom Beleg. Seit März waren das rund 250 Belege von hand-kraft.

Rechnungen per QR-Code

Steht eine Bankverbindung auf der Rechnung, hängt die KI einen Überweisungs-QR-Code an, auf Wunsch mit dem Skonto-Betrag. Wir scannen ihn in der Banking-App. Vor der Fälligkeit kommt eine Erinnerung. Überweisen tut die KI selbst nichts.

Lohn per QR-Code

Aus der Lohnabrechnung der Kanzlei entsteht für jeden Mitarbeiter ein fertiger Überweisungs-QR-Code. Wir prüfen, scannen und zahlen selbst. Dafür braucht es keine KI, das ist ein festes Programm.

Urlaub, Überstunden, Bautagebuch

Unser Team beantragt Urlaub und Überstunden am Handy, wir geben frei. Seit September schreiben die Kollegen dort auch das Bautagebuch mit Fotos. Am 20. jedes Monats geht die Liste mit Urlaub und Krankheit von selbst an die Kanzlei. Auch das ist ein normales Programm, keine KI.

KI-Assistent im Handy-Chat

Im Schwan schreibt man dem Assistenten einfach eine Nachricht. Er sucht Unterlagen im Archiv, legt Fotos und PDFs ab und trägt Dienste in den Dienstplan ein, am 30. September zum Beispiel sechzehn an einem Tag. Sprachnachrichten wandelt er auf dem Gerät im Haus in Text um.

Altes Archiv aufgeräumt

Rund 2.900 alte Belege hat die KI einmal durchsortiert: Absender erkannt und in 18 Gruppen eingeteilt, von Kasse bis Getränke. Neue Belege ordnet das Archivprogramm seitdem selbst ein. Der Scanner im Haus legt ohne PC direkt dort ab.

Eine App für den Schwan

Dienstplan, Veranstaltungen, Einkauf, Aufgaben und Übergabe an einer Stelle. Genutzt wird bisher vor allem der Dienstplan, auch per Nachricht an den Assistenten. Das übrige Team ist noch nicht dabei.

Vieles geht am Handy

Die Post kommt vorsortiert aufs Handy. Vieles ist mit einem Tipp erledigt: abhaken, an die Kanzlei schicken, QR-Code zum Bezahlen öffnen. Bei uns passiert das meist tagsüber zwischendurch.

Fristen im Blick

Ein Brief mit Frist ist erfasst, sobald er im Archiv liegt. In der Woche vor der Frist kommt jeden Morgen eine Erinnerung aufs Handy, nicht erst, wenn ihr den Stapel abarbeitet.

Wiederfinden, auch unterwegs

Rechnungen, Bescheide und Verträge liegen durchsuchbar im Archiv, auch vom Handy aus. Die KI findet auch, was anders heißt: Nach Multiplexplatten gefragt, fand sie die Rechnung, auf der „Birkensperrholz“ steht.

Belege ohne Karton

Belege gehen digital an die Steuerkanzlei, bei DATEV-Kanzleien zum Beispiel per Upload in DATEV Unternehmen online. Den Weg stimmen wir mit eurer Kanzlei ab.

Euer Archiv bleibt bei euch

Das Archiv liegt auf einem Gerät in eurem Büro, nicht bei uns. Texterkennung und Suche laufen dort. Zur KI geht nur, woran sie gerade arbeitet, nicht das ganze Archiv.

KI-Schulung im Betrieb

Wir zeigen eurem Team im Betrieb, was die KI kann, was nicht und was nie hineingehört. Das hilft euch auch bei der Pflicht aus der EU-KI-Verordnung (Art. 4), die KI-Kenntnisse eurer Leute zu fördern.

Wir schauen uns euer Büro an

Wir kommen einen halben Tag zu euch. Gemeinsam gehen wir durch, welchen Weg bei euch ein Brief vom Amt, eine Lieferantenrechnung und eine Kundenmail nehmen. Eurem Team zeigen wir in einer kurzen Einführung, was KI kann und was nicht. Danach bekommt ihr einen schriftlichen Plan mit festem Preis.

Wir richten es ein

Auf einem Gerät in eurem Büro richten wir Archiv und Scanner ein, dazu den Weg der Belege zur Steuerkanzlei, die Datensicherung und die KI. So haben wir es auch im Schwan gemacht. Ihr bekommt eine Einweisung und eine kurze Anleitung für den Notfall, und wir holen vor euren Augen eine Datei aus der Sicherung zurück.

Wir bleiben dran

Wir überwachen die Technik, spielen Updates ein und passen an, wenn sich bei der KI etwas ändert. Das kommt vor: Bei uns braucht das System etwa einmal im Monat einen Handgriff. Auf Wunsch bekommt ihr einen KI-Assistenten für Post, Mails und Fristen, wie wir ihn selbst nutzen.